10 passos para escolha de um sistema de gestão florestal

Por Guilherme Brunoro

19 de fevereiro de 2018

O sistema precisa trazer ganhos operacionais e financeiros em diversas etapas do processo florestal.

Como conciliar produtividade e lucratividade com sustentabilidade na Gestão Florestal? Como analisar de forma ágil, estruturada e segura os aspectos tecnológicos, econômicos, sociais e ambientais nas decisões? Como planejar e controlar operações e utilização de recursos, considerando todas as variáveis que impactam no processo florestal? Como desdobrar as metas do planejamento estratégico em ações operacionais, dentro de cada processo florestal? Como atingir metas de custo? Como simular produtividade e custo de operações antes de executar? Como analisar impactos dentro de toda a cadeia florestal? Como analisar o realizado e explicar desvios?

Responder estas perguntas é tarefa diária para os gestores de processos florestais e o uso de Sistemas de Gestão Florestal tem sido a solução para essas questões. Confira os principais aspectos a serem observados na hora de escolher um bom sistema de gestão florestal para sua empresa.

1.    Fornecedor

Na hora de adquirir um produto ou serviço, o consumidor sempre fica atento à reputação que aquela marca ou fornecedor tem no mercado. Não deve ser diferente na escolha de um sistema de gestão florestal. É importante verificar há quanto tempo a empresa está no mercado, os seus cases de sucesso, a sua experiência no segmento, reconhecimento do mercado (prêmios, certificações…), enfim, qual é a sua reputação. É muito importante também buscar depoimentos de clientes que utilizam a solução, seja em sites ou até mesmo fazendo contato direto com esses clientes para ouvir sua opinião.

2.    ROI (retorno sobre o investimento)

O sistema precisa trazer ganhos operacionais e financeiros em diversas etapas do processo florestal. É importante avaliar se o sistema resolve problemas que afetam diretamente o resultado da empresa, por exemplo: um erro na medição da área dos talhões pode gerar um déficit ou um superávit anual de madeira. Além de erro de área, o cadastro, sem as devidas consistências e procedimentos de atualização e auditoria, pode ter erros de espaçamento, material genético, tipo de solo, idade, esquema de manejo, topografia, distância; qualquer alteração de curto prazo na sequência de corte deve ser avaliada a longo prazo para a verificação de impactos e busca de novas alternativas. A falta de integração do processo de colheita com estradas, silvicultura e inventário faz com que uma alteração na sequência de corte não comunicada possibilite a realização de operações desnecessárias, tais como: a manutenção de estradas em áreas que não serão mais cortadas, operações de roçada pré-corte ou combate às formigas, e a medição da floresta para o Inventário pré-corte.

Além da resolução desses problemas, é importante avaliar se o sistema possibilita a padronização de processos para garantir o alinhamento de objetivos e a execução de tarefas dentro dos padrões estabelecidos corporativamente; se controla a execução das operações com qualidade, para redução de custos, seja evitando repetir operações ou evitando a perda de produtividade; se realiza a gestão eficiente dos prestadores de serviços para permitir ganhos operacionais, reduzir custos e eliminar passivos; realizar o controle do manejo florestal buscando sempre o aumento de produtividade e a redução de custos, por meio da escolha do manejo, operação, momento, procedimento, equipamento, recursos,  e materiais genéticos mais adequados; realizar gestão do uso do solo para garantir a sustentabilidade e a rentabilidade da atividade florestal; fazer a gestão logística que representa um custo muito significativo dentro da cadeia produtiva e, por último, a automação de processos a partir do uso de sistemas, dispositivos móveis e procedimentos automatizados para aumentar o detalhamento, a confiabilidade e a disponibilidade de informações para decisão.

Estes são alguns pontos de ganhos nos processos florestais, que podem ser obtidos com a adoção de um sistema integrado de gestão florestal, suportado também, em alguns casos, com mudanças na forma de operação, reestruturação de processos e procedimentos. Alguns ganhos são diretos, tais como a redução de custo fixo para planejar e controlar as operações, o aumento de produtividade e a redução de retrabalho, que reduzem os custos variáveis. Outros são indiretos, tais como evitar problemas legais, trabalhistas, ambientais e tributários. Há ainda os intangíveis, tais como auxiliar o cumprimento dos requisitos das certificações, melhorar o relacionamento com stakeholders e manter a imagem da empresa.

3.    Funcionalidades específicas

É importante que o sistema possua integração entre os processos e realize o planejamento e controle das atividades florestais como um negócio eficiente, competitivo, rentável e autossustentável. Que trate distintos modelos de negócio, contemplando florestas, mão de obra, equipamentos e fábricas próprias e de terceiros, além de diversas formas de manejo e tecnologias de produção.

É fundamental que o sistema planeje e controle todas as etapas de formação e manutenção de florestas, monitorando as variáveis físicas de produção, bem como os valores financeiros envolvidos, trabalhando com cenários de custos, calculando e apurando rendimentos operacionais e traçando metas e indicadores de aferição de desempenho e produtividade.

Verifique se é possível planejar e valorizar, controlar e custear todas as operações no menor nível de detalhe, se é possível obter distintos níveis de consolidação de informações de rendimento e produtividade para realizar análises estratégicas, táticas e operacionais.

4.    Integração com sistemas ERP

Verifique se o sistema trabalha de forma independente ou integrada a um sistema corporativo de gestão de recursos (ERP). Para agilizar os processos e garantir unicidade das informações, é importante que o sistema possa ser integrado a um ERP, realizando movimentações automáticas de estoque de materiais e insumos; valorizações e contabilizações de operações; alimentação automática de tabelas básicas de dados mestres: pessoal, centros de custo, informações contábeis, fornecedores, clientes, dentre outras; e consolidação de informações para demonstrativos de resultados.

5.    Automação

Para maximizar a produtividade das equipes de programação e controle de operações é necessário automatizar processos e simplificar os apontamentos. Funcionalidades como as listadas abaixo reduzem a necessidade de mão de obra para operar os sistemas:

• Integrações com computadores de bordo de máquinas
• Integrações com estações meteorológicas
• Integrações com sensores de máquinas
• Programação simplificada (programar por custo padrão, fase, regional, projeto ou talhão)
• Estratificação da floresta e criação de unidades de planejamento e controle
• Visões por mapas e gráficos

6.    Consistências

Verifique se o sistema possui consistências que garantam que os procedimentos da área florestal sejam cumpridos e os dados sejam lançados corretamente. Se os procedimentos estão em papel, é necessário criá-los e mantê-los, assim como comunicar e treinar as equipes, além de auditá-las para verificar o cumprimento. Se estes procedimentos são executados pelo sistema, além da agilidade e facilidade, existe a garantia de cumprimento dos processos previstos.

Alguns exemplos de consistências que podem ser verificados:

• Não permitir criar Ordem de Produção em Duplicidade.
• Limitar por área, volume ou característica do uso do solo ou da atividade executada.
• Para uma atividade de Silvicultura: verificar se existe no custo padrão, se pode ser executada naquele uso do solo, se o rendimento está dentro do previsto, se pode ser executada naquele momento, se as dosagens de insumos estão corretas, se é a melhor opção técnica e financeira, dentre outras.

7.    Ferramenta GIS

Para a área florestal, GIS não é somente uma ferramenta de criação de mapas temáticos, mas sim uma ferramenta de análise, consistência e suporte à decisão. Funções necessárias ao Sistema Florestal:

• Acesso flexível via Web
• Uso de Imagens
• Acesso para consulta a modelos digitais: MDT e MDE
• Regras de topologia
• Permitir a navegação nas áreas através de GPS
• Funcionalidades de integridade espacial: consistir se o talhão pertence ao município correto, consistir a área, evitar sobreposição e lacunas, dentre outras.

8.    Dispositivos móveis

A mobilidade é fundamental considerando que a atividade florestal é realizada em áreas rurais e dispersas. Verifique se há possibilidade de coleta de dados em campo e se a operação consegue visualizá-los on-line, para o acompanhamento dos resultados e a assertividade na tomada de decisões.

É fundamental que a aplicação permita eliminar erros de apontamentos, antecipar erros de validação, melhorar a comunicação entre escritório e campo e acessar informações a qualquer momento na palma da mão, permitindo que a tomada de decisões seja rápida e eficaz. Essas informações, uma vez sincronizadas com o smartphone, precisam também ser consultadas mesmo sem conexão com a internet.

9.    Interface amigável

É importante que o sistema possua uma interface amigável e repleta de funcionalidades para permitir que os usuários possam utilizá-lo com facilidade. Algumas características a serem notadas:

• Realizar consultas flexíveis e configuráveis
• Consultar e operar por meio de mapas
• Exportar dados em diversos formatos
• Ordenar por qualquer atributo
• Consultar o dicionário de dados
• Acessar o help sensível a contexto
• Navegar diretamente entre os diversos módulos

10.  Pós-venda

Tão importante quanto a escolha de uma boa solução é saber se a empresa que a desenvolveu oferece suporte adequado no pós-venda, corrigindo ou aprimorando eventuais falhas do sistema.

Verifique a metodologia de trabalho de pós-venda, se possui regras claras e se a empresa dispõe de um sistema de controle de chamados de suporte. Verifique a flexibilidade de níveis de serviço SLA (Service Level Agreement) para definir e medir o nível de serviço apresentado por uma equipe de suporte.

Cheque a periodicidade de disponibilização das atualizações do sistema e, por fim, não esqueça de verificar se a empresa realiza pesquisas de satisfação dos serviços prestados junto aos clientes.