Entenda por que a gestão de projetos sociais precisa de relatórios

Você conhece a real importância de relatórios para a gestão de projetos sociais? É do time de profissionais que vêm relatórios como apenas dados, sem agregar a devida importância e considerar a relevância deles? Há quem se perca em infinitas planilhas, pastas e documentos, que mistificam a ideia de relatório e sua importância para as corporações. Neste post, vamos apresentar a importância dos relatórios para gestores de projetos sociais e como eles agregam à rotina e, principalmente, ao processo decisório dessas instituições.

Projetos sociais que utilizam sistemas, acompanhamento com relatórios e aproveitam os dados a seu favor conseguem transmitir maior seriedade e credibilidade, além de possuírem uma gestão mais eficiente, com melhores resultados.

Ao longo do material você vai conferir 6 motivos para usar relatórios. Leia até o final, pois temos certeza que sua visão sobre essa ferramenta já será outra a partir de hoje. Vamos lá?

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Desafios da gestão de projetos sociais

Como em qualquer segmento, à medida que um projeto cresce, a probabilidade de perda de dados e problemas de comunicação acontecerem aumenta. Há uma necessidade maior de controlar os processos internos, fluxos e fazer o gerenciamento. Assim como qualquer empresa, é preciso ter controle do que entra e sai e sobre informações necessárias para a tomada de decisões, que podem impactar e definir o futuro da instituição. Um levantamento pela International Business Machine (IBM), revelou que apenas 1% dos dados corporativos é utilizado de forma efetiva em análises nas grandes empresas.

A revolução tecnológica que o mundo tem passado nos trouxe novas ferramentas que podem facilitar o processo de gestão de projetos sociais. Um exemplo dos novos recursos tecnológicos disponíveis, são os sistemas que gerenciam dados. Quando utilizados, são poderosas fontes para gestores que lidam com projetos sociais.

Há sistemas que apresentam dados que seriam dificilmente obtidos por outros meios, como inventários, mapeamentos e histórico de avaliações entre as partes envolvidas. Assim, como em um exame de raio-x, é possível monitorar, em forma de gráficos, o que se passa na organização.

Relatório como ferramenta ouro para tomada de decisão

Relatórios são documentos que avaliam o desempenho de diferentes segmentos dentro de uma empresa e, graças à tecnologia, muitos deles podem ser obtidos por meio de poucos cliques. Na gestão de projetos sociais, eles promovem uma visão clara sobre o que acontece na organização. Dessa forma, fica mais fácil otimizar as atividades necessárias e planejar tudo com a intenção de passar longe de problemas, antes mesmo deles surgirem.

6 motivos para começar a enxergar os relatórios de forma positiva:

Estratégia: por meio dos relatórios é possível melhorar o processo de tomada de decisões na organização. As informações lá contidas servem de guia para compreender a real situação, além de fornecer caminhos para várias oportunidades e para visão estratégica do negócio.

Redução de despesas: os relatórios podem ajudar a diminuir as despesas operacionais. Os dados fornecidos por eles, permitem que os gestores saibam quais são os maiores e menores custos.

Auxilia a manter o foco: as métricas contidas nos relatórios podem ser compartilhadas com equipes para que possam entender facilmente a necessidade de reduzir custos e cooperação para atingir um objetivo comum em prol da organização.

Identificar as diferenças sazonais: os relatórios podem mostrar em que meses há maiores e menores custos ou demandas, o que ajuda a evitar imprevistos, auxiliando ainda no planejamento estratégico.

Transparência: uma das principais vantagens dos relatórios é a questão da transparência, assim, além do gestor, profissionais envolvidos ao processo têm acesso a tudo que acontece de forma clara.

Inovação: os dados obtidos via relatório permitem aos gestores sociais que fiquem mais alertas às mudanças no comportamento das partes envolvidas, como a própria comunidade. Por meio das informações certas, a empresa consegue investir no fortalecimento de seu relacionamento com seu público, explorar novas demandas e até mesmo lançar tendências.

Invista tempo na análise dos dados

Para que o relatório seja visto a partir de agora como uma ferramenta ouro em sua empresa, entenda que é necessário investir tempo de análise. A efetiva coleta e interpretação dos dados é que gerará insights poderosos para alavancar seu setor.

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